7 trucuri pentru a-ti gestiona mai eficient timpul

Fa-ti o agenda in care sa consemnezi inclusiv timpul alocat fiecarei actiuni timp de o saptamana. “Daca vrei sa iti eficientizezi timpul, trebuie sa vezi in ce fel il utilizezi in prezent. Tine o evidenta pe ore si minute.”, spune Laura Vanderkam, autoarea cartilor “I Know How She Does It: How Successful Women Make The Most of Their Time” si “168 Hours: You Have More Time Than You Think”.

Poti folosi aplicatia Rescue Time sau iti poti face propriul tabel. Acest program iti va contoriza timpul alocat fiecarui element din rutina ta zilnica, iti va spune cat timp petreci pe anumite site-uri sau aplicatii, cat timp stai departe de calculator, iti va intocmi rapoarte de productivitate sau, daca vrei, iti poate bloca accesul la site-uri care iti distrag prea mult atentia. Vei constata ca cel putin 20% din activitatile tale sunt lipsite de importanta si poti renunta la ele, delega sau externaliza. Conform Harvard Business Review, poti salva pana la 10 ore pe zi pentru lucruri mai importante.

Iata cateva trucuri utile care te vor ajuta sa iti gestionezi mai eficient timpul:

Fa pauze

Ne putem mentine focusati pe intervale de maxim 90 de minute', spune Schulte. Creierul se poate concentra mult mai usor atunci cand stie ca urmeaza o pauza. Incepe cu sarcinile cele mai importante sau cele mai grele si stabileste la ce intervale de timp iti iei pauza: 30, 45 sau 90 de minute.' Schulte sustine ca, de multe ori, ideile geniale, revelatiile ne vin chiar in timpul acestor pauze pentru ca reusim sa ne detasam si sa avem o viziune globala a problemei.

Regula 6-12-6

Consumam cel putin o zi pe saptamana cu partea de comunicare: mailuri, telefoane. Kathryn McKinnon, expert in time management la McKinnon & Company si autoarea cartii Triple Your Time Today! 10 Proven Time Management Strategies to Create & Save More Time' este de parere ca problema nu este ca nu am avea suficient timp. Problema este cum alegem sa ne petrecem timpul pe care il avem”.

Solutia propusa de McKinnon pentru a scapa de aceste gauri negre in care ne pierdem timpul in fiecare zi ar fi sa ne inchidem mailul si sa il verificam din sase in sase ore: la 6 dimineata, la 12 ziua si la 6 seara iar aceasta operatiune sa nu dureze mai mult de 20 de minute. Daca renunti sa mai stai on-line' toata ziua, nu vei mai fi distrasa si vei avea timp sa te ocupi de prioritati.

Foloseste tehnologia in favoarea ta

Oricat de ocupati ne simtim, trebuie sa recunoastem ca tehnologia actuala ne-a crescut productivitatea si a redus timpul necesar pentru indeplinirea sarcinilor zilnice. Spre exemplu, pentru o cat mai buna organizare a fisierelor si a documentelor, McKinnon recomanda Evernote, o aplicatie gratuita. Evernote te ajuta sa iti pastrezi la un loc proiectele, ideile si chiar imaginile. In plus, iti poate inregistra intalnirile sau prelegerile sau te poate ajuta sa share-uiesti fisiere cu colegii.

Concentreaza-te cu ajutorul muzicii

Muzica te poate ajuta sa te concentrezi. Si ca sa nu pierzi foarte mult timp cu alegerea pieselor, poti gasi pe Focus@Will, un site foarte cool, o selectie gandita special sa iti ridice concentrarea la cote maxime. Selectia este facuta pe baza unor cercetari stiintifice si merge pe ideea ca muzica aleasa nu trebuie nici sa placa, nici sa displaca.

Foloseste alarmele

Nu sta cu ochii pe ceas, e mult mai simplu sa folosesti alarma. In felul acesta, nu iti vei distrage atentia pentru a verifica ceasul din minut in minut si vei castiga foarte mult timp.

Trezeste-te dimineata devreme

Daca toate aceste trucuri nu te-au facut sa economisesti timp, atunci poate ar trebui pur si simplu sa te trezesti mai devreme. Dimineata in mod normal avem mai multa energie si putem utiliza timpul castigat cel putin pentru a ne rezolva problemele personale.

Text: Ana Toma
Foto: PR

Urmăreşte cel mai nou VIDEO incărcat pe elle.ro